Muốn gửi hàng qua bưu điện nhưng chưa rõ quy trình? Bài viết này của Magix sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản, nhanh chóng. Khám phá ngay các hình thức gửi phổ biến, ưu nhược điểm, các bước gửi chi tiết và bí quyết đóng gói hàng hóa an toàn để hành trình vận chuyển luôn suôn sẻ!
1. Gửi hàng qua bưu điện là gì?
Gửi hàng qua bưu điện là hình thức vận chuyển hàng hóa, bưu phẩm, tài liệu thông qua dịch vụ của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam (Vietnam Post - VNPost). Đây là một trong những phương thức gửi hàng truyền thống, có lịch sử lâu đời và sở hữu mạng lưới bưu cục phủ sóng rộng khắp cả nước, từ thành thị đến các vùng nông thôn, hải đảo xa xôi. Khi sử dụng dịch vụ này, người gửi sẽ mang hàng hóa đến bưu cục, làm thủ tục và thanh toán cước phí, sau đó bưu điện sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển và phát đến tay người nhận theo địa chỉ cung cấp.
Gửi hàng qua bưu điện là gì
2. Các hình thức gửi hàng phổ biến của bưu điện
Bưu điện Việt Nam (VNPost) không chỉ có một mà cung cấp nhiều lựa chọn gửi hàng, giúp bạn tìm được giải pháp phù hợp nhất cho từng nhu cầu cụ thể. Dưới đây là những hình thức dịch vụ phổ biến mà bạn thường gặp:
Chuyển phát nhanh EMS (Express Mail Service): Đây là lựa chọn hàng đầu nếu bạn cần gửi hàng đi nhanh chóng, ưu tiên về mặt thời gian. EMS phù hợp cho các loại tài liệu khẩn, hợp đồng, hoặc những món hàng cần đến tay người nhận sớm, thường chỉ trong 1-2 ngày. Bạn có thể dễ dàng theo dõi hành trình với mã vận đơn thường bắt đầu bằng chữ "E".
Bưu phẩm bảo đảm (Registered Mail): Khi cần gửi những giấy tờ quan trọng, văn bằng, chứng từ có giá trị mà yêu cầu độ an toàn cao, Bưu phẩm bảo đảm là giải pháp tối ưu. Dịch vụ này có mã theo dõi riêng (thường bắt đầu bằng "R") và cam kết bồi thường nếu có sự cố mất mát hay hư hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Dịch vụ Bưu kiện (Parcel Post): Đây là hình thức gửi hàng hóa thông thường, không đòi hỏi quá gấp gáp về thời gian. Cước phí của Dịch vụ Bưu kiện (mã vận đơn thường bắt đầu bằng "C") thường thấp hơn EMS, đổi lại thời gian giao hàng sẽ dài hơn một chút. Rất thích hợp cho việc gửi các vật phẩm cá nhân, quà tặng, hoặc hàng hóa kinh doanh không quá khẩn cấp.
Chuyển phát thường và Chuyển phát tiết kiệm: Đối với những kiện hàng không yêu cầu giao gấp và muốn tối ưu chi phí, bạn có thể cân nhắc hai dịch vụ này.
Chuyển phát thường thường có thời gian giao hàng từ 3-7 ngày, là lựa chọn kinh tế.
Chuyển phát tiết kiệm có thể mất từ 3-10 ngày, đặc biệt phù hợp với hàng hóa có trọng lượng lớn, số lượng nhiều hoặc khi bạn không bị áp lực về thời gian và muốn chi phí ở mức thấp nhất.
Dịch vụ Phát hàng thu tiền hộ (Ship COD): Đây là một tiện ích không thể thiếu cho các chủ shop online. Với dịch vụ Ship COD, bưu điện sẽ thay bạn thu tiền hàng từ người nhận khi giao bưu phẩm, sau đó số tiền này sẽ được chuyển lại cho bạn. Dịch vụ này giúp tăng sự tin tưởng và thuận tiện cho cả người mua lẫn người bán.
Logistics Eco: Dành cho những nhu cầu vận chuyển đặc thù hơn như hàng hóa có khối lượng lớn, kích thước cồng kềnh hoặc hàng hóa cần quy trình xử lý logistics phức tạp (bao gồm cả hàng nhập khẩu), dịch vụ Logistics Eco sẽ là lựa chọn phù hợp. Đây thường là giải pháp cho các doanh nghiệp hoặc các lô hàng chuyên biệt.
Hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình dịch vụ sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thông minh, vừa đảm bảo hàng hóa được gửi đi an toàn, vừa tối ưu được chi phí và thời gian.
Các hình thức gửi hàng phổ biến của bưu điện
3. Ưu và nhược điểm khi gửi hàng qua bưu điện
Gửi hàng qua bưu điện là một lựa chọn phổ biến, tuy nhiên, cũng như bất kỳ dịch vụ nào, nó đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng mà bạn cần cân nhắc:
Ưu điểm khi gửi hàng qua bưu điện
Mạng lưới rộng khắp: Đây là ưu điểm lớn nhất. Bưu điện có mặt ở hầu hết mọi tỉnh thành, huyện xã, thậm chí cả vùng sâu vùng xa, hải đảo, điều mà không phải đơn vị vận chuyển tư nhân nào cũng làm được.
Chi phí hợp lý: Đặc biệt với dịch vụ gửi thường (bưu kiện), cước phí thường cạnh tranh, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng, nhất là khi gửi hàng số lượng lớn hoặc không quá gấp.
Độ tin cậy cao: Là đơn vị nhà nước, bưu điện thường mang lại cảm giác an tâm về độ tin cậy, ít rủi ro mất mát hàng hóa hơn (dù không phải tuyệt đối).
Có dịch vụ thu hộ (COD): Hỗ trợ đắc lực cho các shop kinh doanh online.
Quy trình rõ ràng: Thủ tục gửi hàng được chuẩn hóa, có biên nhận và mã vận đơn để theo dõi.
Nhược điểm khi gửi hàng qua bưu điện
Thời gian vận chuyển (đối với gửi thường): Dịch vụ bưu kiện thường có thời gian giao hàng lâu hơn so với các đơn vị chuyển phát nhanh tư nhân.
Theo dõi đơn hàng đôi khi cập nhật chậm: Hệ thống tracking của bưu điện có thể không cập nhật real-time hoặc chi tiết bằng một số hãng vận chuyển khác.
Thủ tục có thể hơi phức tạp với người mới: Việc điền phiếu, khai báo thông tin đôi khi mất thời gian nếu chưa quen.
Yêu cầu đóng gói tương đối nghiêm ngặt: Để đảm bảo an toàn, bưu điện có những quy định về đóng gói. Đây là lúc kinh nghiệm của Magix về giải pháp đóng gói tối ưu có thể hỗ trợ bạn.
Giờ làm việc hành chính: Hầu hết các bưu cục làm việc theo giờ hành chính, có thể không linh hoạt bằng các điểm gửi/nhận hàng của dịch vụ tư nhân.
Ưu và nhược điểm khi gửi hàng qua bưu điện
4. Hướng dẫn các bước gửi hàng qua bưu điện chi tiết
Để quá trình gửi hàng qua bưu điện diễn ra suôn sẻ, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản sau. Magix sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng công đoạn:
Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói cẩn thận
Đóng gói đúng cách: Đây là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng. Hàng hóa cần được đóng gói chắc chắn để chịu được quá trình vận chuyển. Sử dụng thùng carton phù hợp với kích thước, chèn lót bằng xốp, giấy báo hoặc màng xốp hơi để tránh va đập.
Kiểm tra hàng cấm gửi: Đảm bảo hàng hóa của bạn không nằm trong danh mục cấm gửi của bưu điện (ví dụ: chất cháy nổ, hàng quốc cấm...).
Bước 2: Đến bưu cục gần nhất
Tìm địa điểm: Bạn có thể tìm địa chỉ bưu cục VNPost gần nhất trên website của Vietnam Post hoặc qua Google Maps. Mang theo hàng hóa đã đóng gói đến bưu cục.
Bước 3: Điền thông tin vào phiếu gửi hàng
Cung cấp thông tin chính xác: Nhân viên bưu điện sẽ cung cấp cho bạn phiếu gửi. Bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
Thông tin người gửi: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại.
Thông tin người nhận: Họ tên, địa chỉ chi tiết (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố), số điện thoại người nhận (rất quan trọng).
Thông tin hàng hóa: Mô tả sơ lược về hàng hóa, số lượng, giá trị khai báo (nếu cần).
Dịch vụ sử dụng: Chọn hình thức gửi (Bưu kiện, EMS, có COD hay không...).
Lưu ý: Viết rõ ràng, dễ đọc để tránh nhầm lẫn.
Bước 4: Cân hàng hóa và tính cước phí
Xác định trọng lượng: Nhân viên bưu điện sẽ cân kiện hàng của bạn để xác định trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi (đối với hàng cồng kềnh).
Tính toán chi phí: Dựa trên trọng lượng, kích thước, loại dịch vụ bạn chọn và quãng đường vận chuyển, nhân viên sẽ tính toán và thông báo cước phí.
Bước 5: Thanh toán cước phí và nhận biên lai
Hoàn tất giao dịch: Sau khi đồng ý với cước phí, bạn tiến hành thanh toán.
Giữ lại hóa đơn: Nhân viên sẽ cung cấp cho bạn một biên lai hoặc phiếu gửi có mã vận đơn. Hãy giữ cẩn thận phiếu này để theo dõi hành trình đơn hàng và làm bằng chứng khi cần thiết.
Chỉ với 5 bước đơn giản này, bạn đã hoàn tất việc gửi hàng qua bưu điện. Việc còn lại là chờ đợi kiện hàng đến tay người nhận.
Hướng dẫn các bước gửi hàng qua bưu điện chi tiết
5. Những lưu ý quan trọng khi đóng gói hàng gửi bưu điện
Đóng gói hàng hóa đúng cách là yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn cho kiện hàng của bạn trong suốt quá trình vận chuyển qua bưu điện. Dưới đây là những lưu ý bạn không nên bỏ qua:
Chọn thùng/hộp đựng phù hợp: Sử dụng thùng carton có kích thước vừa vặn với sản phẩm, không quá chật cũng không quá rộng. Thùng phải đủ cứng cáp, không bị móp méo, rách nát. Đối với hàng nặng, nên chọn thùng carton 3 lớp hoặc 5 lớp để tăng độ chịu lực.
Sử dụng vật liệu chèn lót: Bên trong thùng, hãy dùng các vật liệu chèn lót như màng xốp hơi, mút xốp, giấy báo vò nhàu, hoặc hạt xốp để lấp đầy các khoảng trống. Điều này giúp cố định sản phẩm, ngăn chặn sự xê dịch và hấp thụ lực tác động khi có va chạm. Đặc biệt với hàng dễ vỡ, cần bọc nhiều lớp xốp hơi cho từng sản phẩm trước khi đặt vào thùng.
Niêm phong thùng hàng kỹ càng: Dùng băng keo chất lượng tốt (bản rộng, độ dính cao) để dán kín tất cả các mép, nắp và đáy thùng. Nên dán nhiều lớp, theo cả chiều dọc và chiều ngang, đặc biệt là các góc cạnh để tăng độ chắc chắn.
Ghi rõ thông tin và cảnh báo (nếu cần): Ngoài việc điền thông tin trên phiếu gửi, bạn có thể ghi thêm thông tin người nhận trực tiếp lên thùng hàng (đề phòng phiếu gửi bị thất lạc). Nếu hàng dễ vỡ, hãy dán nhãn "Hàng dễ vỡ - Xin nhẹ tay" ở vị trí dễ thấy.
Tuân thủ quy định về hàng hóa cấm gửi: Tìm hiểu kỹ danh mục các mặt hàng bưu điện không nhận vận chuyển để tránh mất thời gian và rắc rối không đáng có.
Đối với hàng hóa đặc thù:
Chất lỏng: Phải được đựng trong chai lọ có nắp đậy kín, bọc thêm lớp chống thấm và đặt trong thùng có vật liệu hút ẩm.
Hàng điện tử: Nên sử dụng hộp gốc của sản phẩm (nếu có) và bọc thêm nhiều lớp chống sốc.
Tài liệu quan trọng: Nên cho vào phong bì chống nước trước khi đặt vào bìa carton cứng.
Những lưu ý quan trọng khi đóng gói hàng gửi bưu điện
Việc đầu tư một chút thời gian và công sức vào khâu đóng gói theo những hướng dẫn trên từ Magix sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa nguy cơ hàng hóa bị hư hỏng, đảm bảo kiện hàng đến tay người nhận một cách an toàn và nguyên vẹn.
MAGIX.VN – GIẢI PHÁP ĐÓNG GÓI TỐI ƯU
- Kho HCM: 132/4 Hiệp Thành 45, P. Hiệp Thành, Quận 12, HCM
- Kho Hà Nội: Ngõ 686 Đường Chiến Thắng, Văn Quán, Hà Đông, Hà Nội
- Hotline CSKH: 0868 105 495 - 0898 863 928
- Liên hệ sản xuất: 0912 703 493
- Email: [email protected] - [email protected]
- Facebook: https://www.facebook.com/magix.vn
- Website: https://magix.vn/
Magix.vn tự hào mang đến giải pháp đóng gói tối ưu nhất cho Quý Khách
MỜI QUÝ KHÁCH THAM KHẢO THÊM CÁC SẢN PHẨM SAU ĐÂY:
